Рассмотрим возможность использования программ Word и Excel из пакета MS Office в системах обработки данных. Word может и должен использоваться для подготовки документов сложной структуры, которые более наглядно, чем обычные простые отчеты, представляют информацию из баз данных. Результаты аналитической обработки могут автоматически включаться в текст документов и сопровождаться пояснительными текстовыми и графическими материалами. Кроме наглядности пользователи получают также большую гибкость в формировании отчетов. Excel обладает меньшими возможностями по дополнению табличных данных текстовой информацией, но позволяет провести дополнительную аналитическую обработку сведений, извлекаемых из баз данных. Таким образом, в отличие от традиционных отчетов, формируемых прикладными программами баз данных, которые можно назвать отчетами со статической формой, в случае Word и Excel мы имеем дело с динамически формируемыми отчетами.
В Word-е для автоматического включения внешних данных в текст документа предназначены механизмы связанных и внедренных объектов, слияния данных, вставка данных из баз данных, а также могут использоваться макросы.
Связанные или внедренные объекты используются для добавления всего или части файла, созданного одной из программ Office или любой программой, которая поддерживает связанные и внедренные объекты, в другой файл. Возможно создание нового внедренного объекта или внедренного или связанного объекта из существующего файла.
Основное отличие между связанными и внедренными объектами заключается в месте их хранения, а также способе обновления данных при их помещении в конечный файл.
Связанный объект. В случае со связанным объектом, обновление данных происходит только при изменении исходного файла. Связанные данные хранятся в исходном файле. Конечный файл хранит только сведения о местоположении исходного файла и отображает представление связанных данных. Рекомендуется использовать связанные объекты, если важен размер файла.
Внедренный объект. В случае с внедренным объектом, при изменении исходного файла конечный файл не изменится. Внедренные объекты становятся частью конечного файла и, будучи однажды вставленными, больше не являются частью исходного файла. Дважды щелкните внедренный объект для его открытия в программе, которая была использована для его создания.
Существует возможность перенести в новый или существующий документ Word данные из базы данных. Чтобы сформировать нужный набор данных, используйте запрос для отбора и сортировки полей и записей.
Чтобы включить данные Microsoft Access в существующий документ Word, вставьте содержимое таблицы или запроса Microsoft Access. Чтобы сформировать нужный набор данных, используйте запрос для отбора и сортировки полей и записей. Чтобы поддерживать данные в документе обновленными, создайте связь с данными Microsoft Access. При каждом изменении данных в Microsoft Access их копия будет автоматически обновляться в документе Word.
С помощью слияния можно создавать документы на бланках, почтовые наклейки, конверты, каталоги, аналитические отчеты. Программа слияния помогает упорядочить сведения об адресе, осуществить их слияние с общим документом, а затем напечатать окончательно настроенные документы.
Панель инструменов «Слияние» содержит кнопки:
1) «Добавить поле слияния»
2) «Добавить поле Word»
3) «Поля/данные»
4) Скроллинг записей
5) «Окно «Слияние»
6) Поиск ошибок
7) Слияние.
Если в Word необходимо многократно выполнять какую-то задачу, то лучше всего это сделать с помощью макроса. Макрос — это серия команд, сгруппированных вместе для упрощения ежедневной работы. Вместо того чтобы вручную делать отнимающие много времени и повторяющиеся действия, можно создать и запускать один макрос, который будет выполнять эту задачу.
Макросы часто используются для следующих целей:
· Для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования
· Для объединения нескольких команд, например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов
· Для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах
· Для автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах