Существует возможность перенести в новый или существующий документ Word данные из базы данных. Чтобы сформировать нужный набор данных, используйте запрос для отбора и сортировки полей и записей.
Чтобы включить данные Microsoft
Access в существующий документ Word,
вставьте содержимое таблицы или запроса Microsoft Access. Чтобы сформировать нужный набор данных, используйте
запрос для отбора и сортировки полей и записей. Чтобы поддерживать данные в
документе обновленными, создайте связь с данными Microsoft
Access. При каждом изменении данных в Microsoft Access их копия будет
автоматически обновляться в документе Word.
1. В документе Word выберите место вставки содержимого таблицы или запроса.
2. Отобразите панель инструментов Базы данных, а затем нажмите кнопку Вставить базу данных.
3. Нажмите кнопку Получить данные.
4. Если для получения, отбора и сортировки данных следует использовать Microsoft Access и/или Word, перейдите к шагу 5.
Если для получения, отбора и сортировки данных следует использовать Microsoft Query, нажмите кнопку MS Query, создайте запрос, а затем перейдите к шагу 9. Выберите Базы данных MS Access в списке Тип файлов.
5. В поле Имя файла введите имя нужной базы данных Microsoft Access, а затем нажмите кнопку Открыть.
6. Выберите вкладку Таблицы или Запросы, выберите нужную таблицу или запрос, а затем нажмите кнопку OK.
7. Чтобы выполнить отбор записей и/или полей для включения в таблицу Word, нажмите кнопку Отбор записей, выберите нужные параметры, а затем нажмите кнопку OK.
Для отбора определенных записей данных для слияния следует задать правила отбора на вкладке Отбор записей (диалоговое окно Отбор записей). Для каждого правила необходимо указать:
· Поле данных в выбранном источнике данных.
· Условие сравнения, например: Равно или Не пусто.
· Текст или числа, с которыми требуется сравнить содержимое поля данных.
Например, для отбора записей данных о заказчиках из Урюпинска укажите поле данных Город, используйте условие сравнения Равно и введите текст Урюпинск.
8. Для настройки форматирования таблицы Word нажмите кнопку Автоформат таблицы, выберите нужные параметры, а затем нажмите кнопку OK.
9. Нажмите кнопку Вставить данные.
10. В группе Вставить записи укажите, какие записи следует включить в таблицу Word.
11. Чтобы сохранить возможность обновления данных в таблице Word в случае изменения исходных данных, установите флажок Вставить данные как поле.
Приложение Microsoft Query позволяет создавать запросы и получать нужные данные из внешнего источника данных – текстового файла с разделителями, электронной таблицы, базы данных. Например, можно получить данные Microsoft Excel об определенном товаре по регионам. Для создания простых запросов используйте мастер запросов, а для создания более сложных запросов — дополнительные возможности Microsoft Query.
Для получения внешних данных с помощью Microsoft Query необходимо выполнить следующие действия:
· Получить доступ к внешнему источнику данных. Если необходимые данные на локальном компьютере отсутствуют, обратитесь к администратору внешней базы данных за паролем, разрешением на доступ или другими сведениями, необходимыми для подключения к базе данных.
· Установить приложение Microsoft Query. Если приложение Microsoft Query недоступно, установите его.
· Укажите источник данных, а затем приступайте к работе с программой Microsoft Query. Например, если нужно вставить сведения из базы данных, обратитесь к панели инструментов Базы данных, нажмите кнопку Добавить базу данных, нажмите кнопку Получить данные, а затем — кнопку MS Query. При выполнении слияния нажмите кнопку MS Query в диалоговом окне Открытие источника данных или Создание источника данных. После запуска Microsoft Query следуйте указаниям помощника по составлению запросов. (Если помощник не отображается, нажмите кнопку Помощникв диалоговом окне Выбор источника данных. Если помощник не установлен, выберите в меню Справка команду Справка по Microsoft Word).
Примечание. Существуют и другие способы создания запросов и получения внешних данных. Например, при вставке сведений из базы данных или выполнении слияния допускается применение существующего запроса Microsoft Access или создание простого запроса с помощью Word
Word вставляет данные в таблицу Word в виде поля DATABASE, связанного с исходной таблицей или запросом. Чтобы обновить поле, выделите его в таблице и нажмите клавишу F9.
В обычном состоянии в документе отображаются не коды полей, а данные. Если для проверки документа необходимо увидеть коды полей, необходимо установить отметку в поле «Показывать коды полей» на закладке «Вид» в меню «Сервис->Параметры».
{ DATABASE [Ключи ] }
Вставляет результат выполнения запроса по базе данных в таблицу Word. Если число столбцов превышает 62, результат выполнения запроса оформляется в виде столбцов, разделенных знаками табуляции. Поле DATABASE содержит все сведения, необходимые для подключения к базе данных и выполнения запроса SQL. Для повторного выполнения запроса следует обновить это поле.
Поле DATABASE вставляется при нажатии кнопки Вставить базу данных на панели инструментов Базы данных.
|
Ключ |
Описание |
|
|
\b "Сумма" |
Указывает, какие атрибуты
формата, заданного с помощью ключа \l, следует
применить к таблице. Если ключ \l пуст, значение
ключа \b должно равняться 16 (автоподбор).
Значение этого ключа является суммой перечисленных ниже значений. |
|
|
|
Значение |
Элемент
формата |
|
|
0 |
Ничего |
|
|
1 |
Границы |
|
|
2 |
Заливка |
|
|
4 |
Шрифт |
|
|
8 |
Цвет |
|
|
16 |
Автоподбор |
|
|
32 |
Строк заголовка |
|
|
64 |
Последней строки |
|
|
128 |
Первого столбца |
|
|
256 |
Последнего столбца |
|
|
Например, если указаны ключи \l "3" \b
"11", к таблице будут применены только атрибуты «Линии», «Заливка»
и «Цвет» формата, заданного с помощью ключа \l. |
|
|
\c "Подключение" |
Инструкции по подключению к данным. Например, запрос по
диапазону ячеек книги Microsoft Excel
может содержать инструкции \c "DSN=MS Access Databases;
DBQ=C:\\Data\\Sales93.mdb; FIL=RedISAM;". |
|
|
\d "ИмяФайла" |
Имя файла базы данных и путь к нему. Используется для всех
запросов по базам данных, кроме запросов к базам данных SQL посредством ODBC.
При задании пути
используйте двойные обратные косые черты, например:
"C:\\Data\\Sales94.mdb". |
|
|
\f "Номер" |
Указывает номер первой записи данных, которую следует
вставить, например: \f "2445". |
|
|
\h |
Использует имена полей базы данных в качестве заголовков
столбцов таблицы. |
|
|
\l "Формат" |
Применяет формат из диалогового окна Автоформат
таблицы (меню Таблица) к результату выполнения запроса по базе
данных. Значение ключа соответствует формату, выбранному в этом диалоговом
окне. Если этот ключ используется, а ключ \b — нет,
будет вставлена неформатированная таблица. |
|
|
\s "SQL" |
Инструкции SQL. Необходимо вставить обратную косую черту (\) перед каждой кавычкой, включенной в инструкции.
Например, инструкции для базы данных Microsoft Access могут выглядеть следующим образом: |
|
|
\t "Номер" |
Указывает номер последней записи данных, которую следует
вставить, например: \f "2486". |
|
Следующее поле вставляется командой База данных при выполнении запроса по базе данных Microsoft Access посредством ODBC:
{ DATABASE \d
"C:\\Data\\Sales93.mdb" \c "DSN=MS Access Databases;
DBQ=C:\\Data\\Sales93.mdb; FIL=RedISAM" \s
"select * from \"Customer List\" " \f "2445" \t
"2486" \l "2" }
Существует два способа форматирования значений полей:
· Применение форматирования к значениям или кодам полей. Например, чтобы подчеркнуть имя, вставляемое полем AUTHOR, следует выделить код этого поля и нажать кнопку Ч Подчеркнутый. При обновлении поля может быть потеряно форматирование, примененное непосредственно к его значению. Чтобы сохранить форматирование, добавьте к коду поля ключ \* MERGEFORMAT. Этот ключ добавляется к коду поля автоматически в случае вставки поля с помощью команды Поле (меню Вставка) при установленном флажке Сохранять форматирование при обновлении.
· Добавление ключей к коду поля. Предположим, что значением поля { = Цена + Налог } является 4345,9. Чтобы полученный результат отображался в виде "4 345,90 р.", следует добавить ключ числового формата: { = Цена + Налог \# "# ##0,00 р." }.
Общие ключи являются необязательными инструкциями, изменяющими формат значения поля или запрещающими его изменение. В большинстве полей можно использовать следующие четыре общих ключа.
|
Ключ |
Описание |
|
|
Формат (\*) |
Определяет формат чисел, регистр букв и формат знаков или запрещает изменение существующего формата значений полей при обновлении полей. |
|
|
Числовой формат (\#) |
Определяет вид числового значения, в том числе число знаков после десятичного разделителя и обозначение денежной единицы. |
|
|
Формат даты/времени (\@) |
Определяет формат полей,
содержащих значения даты или времени, например: |
|
|
Запрет обновления (\!) |
Запрещает обновление полей в тексте, вставленном с помощью полей INCLUDETEXT и REF, без предварительного обновления в исходном документе. |
|
Связь с полем можно разорвать, если выделить поле и нажать клавиши CTRL+SHIFT+F9. После разрыва связи с полем текущее значение поля становится обычным текстом. Если в дальнейшем потребуется обновить сведения, придется вставлять это поле снова.