Слияние
С помощью слияния можно создавать документы на бланках, почтовые наклейки, конверты, каталоги, аналитические отчеты. Программа слияния помогает упорядочить сведения об адресе, осуществить их слияние с общим документом, а затем напечатать окончательно настроенные документы.
Панель инструменов «Слияние» содержит кнопки:
1) «Добавить поле слияния»
2) «Добавить поле Word»
3) «Поля/данные»
4) Скроллинг записей
5) «Окно «Слияние»
6) Поиск ошибок
7) Слияние.
Шаг 1 - подготовка слияния. Вызвать «Окно «Слияние», нажав кнопку на панли инструментов или через меню «Сервис»->»Слияние». Окно является мастером слияния и предполагает 4 этапа:
1. Откройте или создайте основной документ, содержащий общие сведения, которые будут повторяться в каждом документе на бланке, почтовой наклейке или каталоге.
2. Откройте или создайте источник данных, который содержит данные, изменяющиеся при слиянии документов, например имя и адрес каждого адресата документа на бланке. Источником данных может быть существующая электронная таблица, база данных, текстовый файл или таблица Word, которая была создана путем слияния.
3. Вставьте в основной документ поля слияния. Эти поля являются прототипами и указывают Microsoft Word, куда следует вставлять сведения из источника данных.
4. Выполните слияние источника данных и основного документа. При этом каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога. Составные документы можно напечатать или разослать по адресам электронной почты или отправить по номерам факсов. Кроме того, составные документы могут быть объединены в новом документе для последующего просмотра и печати.
Типы источников данных
Данные могут быть получены из источников данных практически любого типа, включая таблицу Word, список контактов Microsoft Outlook, электронную таблицу Excel, базу данных Microsoft Access или текстовый файл ASCII с разделителями (знаки табуляции или запятые).
В диалоговом окне «Слияние» даются пошаговые инструкции по настройке таблицы Word, содержащей имена, адреса и другие данные. Таблицу Word рекомендуется использовать при наличии небольшого списка данных (63 или менее полей данных). Если источник данных Word содержит более 63 полей данных, следует преобразовать его в текстовый файл с разделителями.
Применение базы данных Microsoft Access в качестве источника данных слияния
В качестве источника данных можно использовать любую таблицу или запрос, определенные в базе данных Microsoft Access.
Настройка слияния
Для настройки слияния следует выбрать данные, подлежащие слиянию, просмотреть составные документы, а затем придать результатам законченный вид, указав, например, определенных клиентов, адреса которых соответствуют конкретным диапазонам почтовых индексов. Кроме того, с помощью полей Word можно организовать приглашение на ввод определенных данных. Автоматические приглашения позволяют, например, ввести дату и время встречи с клиентом или добавить уведомление о специальной скидке для оптовых покупателей.
Советы по вставке полей
слияния
Используйте кнопку «Добавить поле слияния». Для вставки поля слияния нажмите кнопку Добавить поле слияния на панели инструментов Слияние. Знаки поля слияния (« ») нельзя ввести командой Символ из меню Вставка.
Включение пробелов и знаков пунктуации. Для правильного отображения данных слияния необходимо вставлять пробелы и знаки пунктуации между полями, до и после знаков поля слияния (« »). Чтобы поместить поле слияния в новой строке, нажмите клавишу ENTER. Например, можно вставить поля слияния для адреса, как показано ниже:
|
Поля
слияния |
Результат
слияния данных |
|
«Обращение» «Имя» «Фамилия» |
Г-н. Вадим Кузнецов |
Форматирование данных слияния.
Для выделения данных слияния можно отформатировать поля слияния. Например, можно сделать адрес полужирным или выделить название продукта другим шрифтом.
Примечание. Если поля слияния отображаются заключенными в фигурные скобки, например, { MERGEFIELD Город }, значит, в Microsoft Word отображаются коды полей, а не результаты слияния. Независимо от того, отображаются ли коды полей слияния или результаты слияния, результат слияния в основном документе Word остается неизменным. Если требуется просмотреть результаты слияния, щелкните код поля слияния правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Коды/значения полей.
Форматирование составных документов
Форматирование составных документов должно осуществляться посредством полей слияния в основном документе. Не следует форматировать данные непосредственно в источнике данных, поскольку это форматирование не сохраняется при слиянии данных в документе.
1. В основном документе выберите поле слияния, связанное с данными, которые требуется отформатировать.
2. В меню Формат выберите команду Шрифт, а затем выберите нужные параметры.
Советы
· Если слияние применяется для создания конвертов, то на вкладке Параметры конверта может быть выбран шрифт для адреса получателя. Если же требуется изменить шрифт адреса получателя сразу для всех конвертов, которые создаются на основе текущего шаблона, внесите необходимые изменения в стиль «Адрес на конверте».
· Чтобы установить другие элементы форматирования, нажмите клавиши ALT+F9. На экран будут выведены коды полей. Введите в коды полей слияния ключи. Например, чтобы число «34987,89» изображалось в виде «34 987,89 р.», введите ключ числового формата (\#). Чтобы имена клиентов печатались прописными буквами, введите ключ формата (\*). Для отображения объединенных данных именно тем шрифтом, что был установлен для поля слияния, введите ключ формата символов \*.