Используя встроенные в Excel механизмы для извлечения данных из корпоративных баз данных и файлов, нет необходимости повторно вводить данные для анализа их в Excel. Можно также при каждом занесении в базу данных новой информации автоматически обновлять отчеты и сводки.
Внешние данные можно получать с помощью макросов Visual Basic, Web-запросов и MS Query.
Чтобы извлечь данные из Web-страниц, необходимо иметь доступ к сети World Wide Web через внутреннюю сеть компании или модем, установленный на компьютере или в сети, и требуется или запустить Web-запрос (файл с расширением .iqy), или с помощью мастера создать Web-запрос.
Наиболее мощным и удобным средством получения данных является MS Query. Чтобы импортировать внешние данные в Microsoft Excel с помощью MS Query необходимо:
1. Обеспечить доступ к данным
Если внешний источник данных. находится на другом компьютере, может возникнуть необходимость узнать у администратора внешней базы данных пароль, получить разрешение пользователя или другие сведения, требующиеся для доступа к базе данных.
2. Установка Microsoft Query
Microsoft Query передает данные из внешних источников в Microsoft Excel.
Microsoft Query — это необязательная возможность Excel, которая включает Мастер запросов. Для настройки источника данных или создания запроса в Query необходимо отдельно установить Query.
3. Установка драйверов ODBC
Драйвер ODBC необходим для извлечения данных из реляционных баз данных, текстовых файлов или Excel. При установке Query автоматически устанавливается и набор драйверов ODBC. Если предполагается использование драйвера, который не был установлен с Query, необходимо установить драйвер отдельно.
Можно извлечь данные из нескольких типов баз данных, включая Microsoft Access, Microsoft SQL Server и Microsoft SQL Server OLAP Services. Можно также извлечь данные из списков Excel и текстовых файлов. Доступные базы данных
Драйверы Microsoft Office позволяют получать сведения из следующих источников данных:
Перенос внешних данных в Excel с помощью Query состоит из трех шагов: Сначала настраивается источник данных для соединения с базой данных, затем используется мастер запросов для выбора требуемых данных и, наконец, данные передаются в Excel, где они могут быть отформатированы, обобщены и по ним могут быть построены отчеты. В отличие от Word для размещения данных необходимо лишь указать ячейку, которая будет соответствовать левому верхнему углу вставляемой таблицы данных.
После занесения внешних данных в книгу Excel при каждом изменении базы данных можно обновить данные для обновления результатов анализа — без повторного создания итоговых отчетов и диаграмм. Например, можно создать помесячный отчет о продажах и обновлять его ежемесячно при появлении новых данных. Не рекомендуется при настройке устанавливать автоматическое обновление данных из-за опасности зависания компьютера.