Использование макросов для автоматизации наиболее часто выполняемых задач

Если какое-то действие часто повторяется, его выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос — это последовательность команд и функций, хранящихся в модуле Visual Basic. Их можно выполнять всякий раз, когда необходимо выполнить данную задачу. При записи макроса Excel хранит информацию о каждом шаге выполнения последовательности команд. Последующий запуск макроса вызывает повторение («воспроизведение») команд.

Запись макроса для выполнения задачи за один шаг   Все шаги и команды, выполняемые макросом, должны быть спланированы перед записью или написанием макроса. Если при записи макроса была допущена ошибка, сделанные исправления также будут записаны. Visual Basic хранит каждый записанный макрос в отдельном модуле, присоединенном к книге.

Например, если в ячейки часто вводятся длинные текстовые строки, можно записать макрос для форматирования этих ячеек для охватывания ими текста. Выберите ячейку, которая должна охватывать текст, и начните запись макроса. Выберите команду Ячейки в меню Формат, выберите вкладку Выравнивание, установите флажок Переносить по словам, нажмите кнопку OK, и затем кнопку Остановить запись . Запись нового макроса.

Упрощение запуска макроса   Можно запустить макрос, выбрав его из списка в диалоговом окне Макрос. Чтобы макрос запускался после каждого нажатия определенной кнопки или сочетания клавиш, можно назначить макрос кнопки на панели инструментов, сочетанию клавиш или графическому объекту на листе. Назначение макроса.

Просмотр и изменение макросов   После записи макроса код программы можно посмотреть в редакторе Visual Basic для исправления ошибок и внесения требуемых изменений в макрос. Редактор Visual Basic разработан для упрощения написания и редактирования программ начинающими пользователями и предоставляет обширную оперативную справку

. Для внесения простейших изменений в макросы нет необходимости изучать программирование на языке Visual Basic. Просмотр и редактирование макросов.

Если были выполнены описанные выше шаги по записи макроса, форматирующего ячейку, результат может выглядеть примерно следующим образом:

Редактор Visual Basic отображает программный код записанного макроса в окне модуля.

Приведенный макрос может быть упрощен удалением строк с отступами между "With Selection" и "End With", исключая ".WrapText = True".

Управление макросами   Редактор Visual Basic позволяет редактировать макросы, копировать макросы из одного модуля в другой, копировать макросы из других книг, переименовывать модули, хранящие макросы и переименовывать макросы. Например, если макрос, переносящий текст по словам должен также выделять текст полужирным шрифтом, можно записать другой макрос, выделяющий шрифт полужирным шрифтом и скопировать инструкции их этого нового макроса в старый макрос, переносящий текст по словам. Копирование макроса.

Безопасность макросов   Microsoft Excel 2000 обеспечивает защиту от вирусов, которые могут передаваться макросами. Если макросы используются совместно с другими пользователями, макросы могут быть снабжены цифровой подписью, так что пользователи могут проверить надежность источника макросов. Всякий раз при открытии книги, содержащей макросы, можно проверить источник макросов, прежде чем разрешить их. Защита от макровирусов.